Das Wichtigste in Kürze
- Ist deine Firma im Handelsregister eingetragen, gehört der eingetragene Name vollständig und unverändert auf Rechnungen und Geschäftsbriefe (Art. 954a OR). Logo und Kurzname dürfen zusätzlich stehen.
- Eine eigene Domain wie deinefirma.ch macht dich unabhängig vom Mail-Anbieter und wirkt seriöser als eine Gratis-Adresse.
- SPF, DKIM und DMARC sind drei DNS-Einträge, die belegen, dass deine E-Mails wirklich von dir kommen. Ohne sie landen sie schneller im Spam.
- Für eine eigene Adresse deiner Geschäftssoftware genügt meist ein CNAME-Eintrag auf einer Subdomain.
Ein Erscheinungsbild auf allen Dokumenten
Offerte, Rechnung, Mahnung, Lieferschein und E-Mail sollten gleich aussehen: dasselbe Logo, dieselben Farben, derselbe Absender. Das wirkt nicht nur professionell, sondern hilft deiner Kundschaft auch, deine Rechnungen von gefälschten zu unterscheiden. Betrüger verschicken gerne Rechnungen im Namen bekannter Firmen – ein einheitlicher, wiedererkennbarer Auftritt ist ein erster Schutz.
Ist deine Firma im Handelsregister eingetragen, musst du in der Korrespondenz, auf Bestellscheinen und Rechnungen den eingetragenen Namen vollständig und unverändert verwenden (Art. 954a OR). «Muster Schreinerei GmbH» darf also nicht einfach zu «Schreinerei Muster» werden. Ein Logo, eine Kurzbezeichnung oder eine Geschäftsbezeichnung darfst du zusätzlich verwenden.
Bietest du online Waren oder Dienstleistungen an, verlangt das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb klare und vollständige Angaben zu deiner Identität und Kontaktadresse, einschliesslich E-Mail (Art. 3 Abs. 1 Bst. s UWG) – das klassische Impressum auf deiner Website.
Eigene Domain statt Gratis-Adresse
«schreinerei.muster@gmail.com» funktioniert, wirkt aber weniger vertrauenswürdig als «info@muster-schreinerei.ch». Eine eigene Domain hat noch einen zweiten Vorteil: Sie gehört dir. Wechselst du den Mail-Anbieter, bleibt deine Adresse gleich – auf Visitenkarten, Rechnungen und in den Adressbüchern deiner Kundschaft.
Eine .ch-Domain kaufst du bei einem Registrar, oft zusammen mit einem Mail-Paket. Achte darauf, dass die Domain auf deine Firma registriert ist und nicht auf einen Webdesigner oder eine Agentur, und dass du selbst Zugriff auf die DNS-Einträge hast.
E-Mails, die ankommen: SPF, DKIM und DMARC
E-Mail ist alt und lässt sich leicht fälschen: Jeder kann einen beliebigen Absender eintragen. Drei Einträge im DNS deiner Domain helfen den empfangenden Servern, echte von gefälschten Mails zu unterscheiden:
| Eintrag | Was er tut |
|---|---|
| SPF | Ein TXT-Eintrag listet die Server, die im Namen deiner Domain senden dürfen, zum Beispiel Microsoft 365 oder dein Hosting-Anbieter. Pro Domain gibt es genau einen SPF-Eintrag. |
| DKIM | Dein Mail-Anbieter signiert jede ausgehende Mail digital; den öffentlichen Schlüssel dazu veröffentlichst du im DNS. So lässt sich prüfen, dass die Mail unterwegs nicht verändert wurde. |
| DMARC | Legt fest, was mit Mails geschehen soll, die SPF und DKIM nicht bestehen: nichts (p=none), in den Spam (p=quarantine) oder ablehnen (p=reject). Auf Wunsch erhältst du Berichte darüber. |
Grosse Mail-Anbieter wie Gmail prüfen diese Einträge heute streng. Fehlen sie, landen deine Rechnungen schneller im Spam – oder Betrüger können leichter in deinem Namen schreiben. Ein bewährter Weg: SPF und DKIM einrichten, dann DMARC mit p=none starten, die Berichte einige Wochen beobachten und danach auf quarantine oder reject verschärfen. Wichtig: Jeder Dienst, der in deinem Namen Mails verschickt – Newsletter-Tool, Webshop, Software – muss in SPF und DKIM berücksichtigt sein.
Beispiel: Malerbetrieb mit eigener Domain
Andrea führt einen kleinen Malerbetrieb und schrieb bisher von einer Gratis-Adresse. Sie registriert malerei-andrea.ch, richtet das Postfach bei ihrem Mail-Anbieter ein und lässt SPF, DKIM und DMARC eintragen – die meisten Anbieter zeigen die nötigen Werte direkt an. Ihre Offerten und Rechnungen verschickt sie jetzt von offerte@malerei-andrea.ch. Seither landen sie bei Kunden mit Firmen-Postfach nicht mehr im Spam.
Eine eigene Adresse für deine Geschäftssoftware
Viele Online-Programme lassen sich unter einer eigenen Adresse betreiben, zum Beispiel office.deinefirma.ch. Dafür legst du bei deinem Domain-Anbieter einen CNAME-Eintrag an, der auf die Adresse des Anbieters zeigt. Warum mit einem Präfix wie «office.»? Ein CNAME darf nach den DNS-Regeln nicht direkt auf der Hauptdomain (deinefirma.ch) stehen, weil dort bereits andere Einträge wie die Mail-Einstellungen liegen. Eine Subdomain ist deshalb der saubere Weg.
Ein Detail, das oft übersehen wird: Passkeys sind an die Adresse gebunden, unter der du sie eingerichtet hast. Wechselst du die Adresse, richtest du sie neu ein.
So geht's in Easly
Easly tritt in deinem Namen auf – nicht im Namen von Easly:
- Name, Logo und Farbe: Im Einrichtungs-Assistenten und später unter den Einstellungen legst du App-Name, Kurzname, Logo, Favicon und Grundfarbe fest. Sie erscheinen auf der Anmeldeseite, in der Navigation, im Browser-Tab und in der Authenticator-App; dein Logo steht auf Offerten, Rechnungen und Lieferscheinen.
- E-Mails aus deinem eigenen Postfach: Easly verschickt über Microsoft 365 oder jedes Postfach mit SMTP und IMAP. Damit gelten die SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge deiner eigenen Domain, und Antworten landen direkt bei dir.
- Vorlagen und Verlauf: Vorlagen je Dokumenttyp mit Platzhaltern wie Kundenname oder Sendungsnummer; jede versendete E-Mail steht mit Zeitpunkt, Empfänger und Status im Verlauf, auch als Originaldatei.
- Eigene Domain: CNAME-Eintrag wie office.deinefirma.ch auf deine Easly-Adresse anlegen, die Domain unter «Abo & Konto» eintragen – das HTTPS-Zertifikat wird automatisch ausgestellt. Die bisherige Easly-Adresse bleibt zusätzlich erreichbar; Passkeys richtest du danach neu ein. Für eine Adresse ohne Präfix melde dich bei uns.
Häufige Fragen
Brauche ich SPF, DKIM und DMARC als Kleinbetrieb?
Ja. Gerade Rechnungen und Mahnungen sollen ankommen. Ohne die drei Einträge landen deine E-Mails schneller im Spam, und Betrüger können leichter in deinem Namen schreiben. Die meisten Mail-Anbieter zeigen die nötigen Werte an.
Muss der Firmenname aus dem Handelsregister auf jeder Rechnung stehen?
Ist deine Firma im Handelsregister eingetragen, ja: In Korrespondenz, auf Bestellscheinen und Rechnungen musst du den eingetragenen Namen vollständig und unverändert angeben (Art. 954a OR). Logo und Kurzname darfst du zusätzlich verwenden.
Warum braucht meine eigene Adresse ein Präfix wie «office.»?
Weil ein CNAME-Eintrag nicht direkt auf der Hauptdomain stehen darf, wo bereits andere Einträge wie die Mail-Einstellungen liegen. Mit einer Subdomain wie office.deinefirma.ch bleibt alles sauber getrennt.
Verschickt Easly E-Mails in meinem Namen über eigene Server?
Nein. Easly verschickt E-Mails an deine Kundschaft über dein eigenes Postfach – Microsoft 365 oder ein Postfach mit SMTP. Dadurch gelten die Einträge deiner Domain, und die Mails kommen wirklich von dir.
Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Obligationenrecht (Art. 954a OR), Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (Art. 3 Abs. 1 Bst. s UWG); SPF, DKIM und DMARC sind technische Standards der IETF (RFC 7208, RFC 6376, RFC 7489). Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.