L’essentiel en bref
- Si ton entreprise est inscrite au registre du commerce, la raison de commerce inscrite doit figurer en entier et sans modification sur les factures et la correspondance commerciale (art. 954a CO). Le logo et un nom abrégé peuvent s’y ajouter.
- Un domaine propre comme tonentreprise.ch te rend indépendant du fournisseur de messagerie et paraît plus sérieux qu’une adresse gratuite.
- SPF, DKIM et DMARC sont trois enregistrements DNS qui prouvent que tes e-mails viennent vraiment de toi. Sans eux, ils atterrissent plus vite dans les spams.
- Pour une adresse propre pour ton logiciel de gestion, un enregistrement CNAME sur un sous-domaine suffit en général.
Une seule image sur tous les documents
Offre, facture, sommation, bulletin de livraison et e-mail devraient avoir le même aspect : le même logo, les mêmes couleurs, le même expéditeur. Cela fait non seulement professionnel, mais aide aussi tes clients à distinguer tes factures de fausses factures. Les escrocs envoient volontiers des factures au nom d’entreprises connues – une image uniforme et reconnaissable est une première protection.
Si ton entreprise est inscrite au registre du commerce, tu dois utiliser la raison de commerce inscrite en entier et sans modification dans la correspondance, sur les bons de commande et sur les factures (art. 954a CO). « Menuiserie Muster Sàrl » ne peut donc pas simplement devenir « Muster Menuiserie ». Tu peux utiliser en plus un logo, une désignation abrégée ou une enseigne.
Si tu proposes des biens ou des services en ligne, la loi contre la concurrence déloyale exige des indications claires et complètes sur ton identité et ton adresse de contact, y compris l’adresse e-mail (art. 3 al. 1 let. s LCD) – c’est l’impressum classique de ton site web.
Un domaine propre plutôt qu’une adresse gratuite
« schreinerei.muster@gmail.com » fonctionne, mais inspire moins confiance que « info@muster-schreinerei.ch ». Un domaine propre a encore un second avantage : il t’appartient. Si tu changes de fournisseur de messagerie, ton adresse reste la même – sur les cartes de visite, les factures et dans les carnets d’adresses de tes clients.
Un domaine .ch s’achète auprès d’un registraire, souvent avec un forfait de messagerie. Veille à ce que le domaine soit enregistré au nom de ton entreprise et non d’un web designer ou d’une agence, et à ce que tu aies toi-même accès aux enregistrements DNS.
Des e-mails qui arrivent : SPF, DKIM et DMARC
L’e-mail est ancien et facile à falsifier : n’importe qui peut indiquer n’importe quel expéditeur. Trois enregistrements dans le DNS de ton domaine aident les serveurs destinataires à distinguer les vrais e-mails des faux :
| Enregistrement | Ce qu’il fait |
|---|---|
| SPF | Un enregistrement TXT liste les serveurs autorisés à envoyer au nom de ton domaine, par exemple Microsoft 365 ou ton hébergeur. Il n’y a qu’un seul enregistrement SPF par domaine. |
| DKIM | Ton fournisseur de messagerie signe numériquement chaque e-mail sortant ; tu publies la clé publique correspondante dans le DNS. On peut ainsi vérifier que l’e-mail n’a pas été modifié en route. |
| DMARC | Définit ce qu’il faut faire des e-mails qui échouent à SPF et DKIM : rien (p=none), les mettre dans les spams (p=quarantine) ou les rejeter (p=reject). Sur demande, tu reçois des rapports à ce sujet. |
Les grands fournisseurs de messagerie comme Gmail vérifient aujourd’hui strictement ces enregistrements (voir les règles de Google pour les expéditeurs d’e-mails). S’ils manquent, tes factures atterrissent plus vite dans les spams – ou des escrocs peuvent plus facilement écrire en ton nom. Une démarche éprouvée : configurer SPF et DKIM, puis démarrer DMARC avec p=none, observer les rapports pendant quelques semaines et durcir ensuite vers quarantine ou reject. Important : chaque service qui envoie des e-mails en ton nom – outil de newsletter, boutique en ligne, logiciel – doit être pris en compte dans SPF et DKIM.
Exemple : entreprise de peinture avec domaine propre
Andrea dirige une petite entreprise de peinture et écrivait jusqu’ici depuis une adresse gratuite. Elle enregistre malerei-andrea.ch, configure la boîte e-mail chez son fournisseur de messagerie et fait enregistrer SPF, DKIM et DMARC – la plupart des fournisseurs affichent directement les valeurs nécessaires. Elle envoie désormais ses offres et ses factures depuis offerte@malerei-andrea.ch. Depuis, elles n’atterrissent plus dans les spams chez les clients disposant d’une boîte d’entreprise.
Une adresse propre pour ton logiciel de gestion
De nombreux programmes en ligne peuvent fonctionner sous une adresse propre, par exemple office.tonentreprise.ch. Pour cela, tu crées chez ton fournisseur de domaine un enregistrement CNAME qui pointe vers l’adresse du fournisseur. Pourquoi avec un préfixe comme « office. » ? Selon les règles DNS, un CNAME ne doit pas se trouver directement sur le domaine principal (tonentreprise.ch), car d’autres enregistrements, comme les paramètres de messagerie, s’y trouvent déjà. Un sous-domaine est donc la voie propre.
Un détail souvent négligé : les passkeys sont liés à l’adresse sous laquelle tu les as configurées. Si tu changes d’adresse, tu dois les configurer à nouveau.
Comment faire dans Easly
Easly se présente en ton nom – pas au nom d’Easly :
- Nom, logo et couleur : dans l’assistant de mise en place, puis plus tard dans les paramètres, tu définis le nom de l’application, le nom abrégé, le logo, le favicon et la couleur de base. Ils apparaissent sur la page de connexion, dans la navigation, dans l’onglet du navigateur et dans l’application d’authentification ; ton logo figure sur les offres, factures et bulletins de livraison.
- E-mails depuis ta propre boîte : Easly envoie via Microsoft 365 ou n’importe quelle boîte e-mail avec SMTP et IMAP. Ainsi, les enregistrements SPF, DKIM et DMARC de ton propre domaine s’appliquent, et les réponses arrivent directement chez toi.
- Modèles et historique : des modèles par type de document avec des variables comme le nom du client ou le numéro d’envoi ; chaque e-mail envoyé figure dans l’historique avec l’heure, le destinataire et le statut, aussi sous forme de fichier original.
- Domaine propre : créer un enregistrement CNAME comme office.tonentreprise.ch vers ton adresse Easly, saisir le domaine sous « Abonnement et compte » – le certificat HTTPS est émis automatiquement. L’ancienne adresse Easly reste accessible ; tu dois ensuite configurer à nouveau les passkeys. Pour une adresse sans préfixe, contacte-nous.
Questions fréquentes
Ai-je besoin de SPF, DKIM et DMARC dans une petite entreprise ?
Oui. Ce sont justement les factures et les sommations qui doivent arriver. Sans ces trois enregistrements, tes e-mails atterrissent plus vite dans les spams, et des escrocs peuvent plus facilement écrire en ton nom. La plupart des fournisseurs de messagerie affichent les valeurs nécessaires.
La raison de commerce du registre du commerce doit-elle figurer sur chaque facture ?
Si ton entreprise est inscrite au registre du commerce, oui : dans la correspondance, sur les bons de commande et sur les factures, tu dois indiquer la raison de commerce inscrite en entier et sans modification (art. 954a CO). Tu peux utiliser en plus le logo et un nom abrégé.
Pourquoi mon adresse propre a-t-elle besoin d’un préfixe comme « office. » ?
Parce qu’un enregistrement CNAME ne doit pas se trouver directement sur le domaine principal, où d’autres enregistrements comme les paramètres de messagerie existent déjà. Avec un sous-domaine comme office.tonentreprise.ch, tout reste proprement séparé.
Easly envoie-t-il des e-mails en mon nom depuis ses propres serveurs ?
Non. Easly envoie les e-mails à tes clients via ta propre boîte e-mail – Microsoft 365 ou une boîte avec SMTP. Ainsi, les enregistrements de ton domaine s’appliquent, et les e-mails viennent vraiment de toi.
État des informations : voir ci-dessus. Bases : Code des obligations (art. 954a CO), Loi fédérale contre la concurrence déloyale (art. 3 al. 1 let. s LCD) ; SPF, DKIM et DMARC sont des standards techniques de l’IETF (RFC 7208, RFC 6376, RFC 7489). Cet article ne remplace pas un conseil juridique.