L’essentiel en bref
- Les modèles d’IA modernes lisent en général de façon fiable fournisseur, date, montant, monnaie et TVA sur des photos et des PDF – mais pas sans erreur.
- Avant le décompte TVA, contrôle surtout les montants, le taux de TVA et la date. La responsabilité de la comptabilité reste la tienne.
- Le justificatif est transmis au fournisseur d’IA pour la lecture. Il s’agit d’un traitement par un sous-traitant, souvent avec communication à l’étranger (art. 9 et 16 LPD).
- Conserve toujours le fichier original – c’est lui le justificatif, pas les valeurs lues.
Comment fonctionne la lecture
Tu téléverses une photo ou un PDF, ou tu transfères une facture par e-mail. Le logiciel envoie le fichier à un modèle d’IA, par exemple Claude d’Anthropic ou ChatGPT d’OpenAI, avec une consigne précise : quels champs chercher et sous quel format les renvoyer. Le modèle « lit » le justificatif un peu comme un humain – même les tickets de caisse photographiés de travers ou les PDF de plusieurs pages – et renvoie des valeurs structurées qui arrivent directement dans le formulaire.
Contrairement à la reconnaissance de texte classique (OCR), l’IA comprend aussi le contexte : elle repère quel montant est le total et lequel n’est qu’un sous-total, et elle range le justificatif dans une catégorie comme « matériel de bureau » ou « logiciels ».
Ce qui marche de façon fiable – et ce que tu dois contrôler
| Champ | Expérience | À quoi tu fais attention |
|---|---|---|
| Fournisseur | en général correct | Orthographe, pour que le même fournisseur n’apparaisse pas deux fois |
| Date | en général correcte | Date de la facture plutôt que de livraison ou d’échéance ; jour et mois inversés |
| Montant | en général correct | Total TVA comprise ; rabais, pourboire, paiements partiels |
| TVA | délicat | À reprendre uniquement si le justificatif l’indique ; contrôler de près avec plusieurs taux |
| Catégorie | proposition | Correspond-elle à ta comptabilité ? À modifier si besoin |
La TVA est particulièrement importante : tu ne peux déduire l’impôt préalable que si tu peux justifier la TVA payée – normalement, cela signifie qu’elle figure sur le justificatif (art. 28 al. 4 LTVA). Une bonne solution n’estime donc pas de montant de TVA, mais laisse le champ vide s’il ne figure pas sur le justificatif.
Sources d’erreur typiques
- Mauvaises photos : floues, coupées ou avec des ombres. Photographie le justificatif en entier, à plat et bien éclairé.
- Papier thermique : les tickets de caisse s’effacent avec le temps. Saisis-les tout de suite.
- Plusieurs justificatifs sur une image : téléverse un fichier par justificatif.
- Monnaies étrangères : le montant doit être converti en francs au bon cours.
- Justificatifs en double : la même facture en photo et en pièce jointe d’e-mail. Fais attention aux doublons.
Exemple : photographe avec beaucoup de petits justificatifs
Marco travaille comme photographe indépendant et rassemble environ 40 justificatifs par mois : cartes mémoire, billets de train, abonnements logiciels, réparations. Avant, il tapait tout à la fin du trimestre. Aujourd’hui, il photographie chaque justificatif juste après l’achat et transfère les factures reçues par e-mail à sa boîte dédiée aux justificatifs. Une fois par semaine, il passe en revue les valeurs lues et corrige les deux ou trois cas où quelque chose ne va pas – le plus souvent une photo floue ou un ticket de caisse avec deux taux de TVA.
Protection des données : à quoi veiller
Pour la lecture, le justificatif est transmis au fournisseur d’IA. Les justificatifs contiennent souvent des données personnelles – ton nom, des noms de clientes dans les notes de frais, des indications sur des factures médicales. Pour toi, cela signifie :
- Le fournisseur d’IA traite les données pour ton compte. Tu dois t’assurer qu’il ne les traite que comme tu aurais toi-même le droit de le faire et qu’il veille à la sécurité des données (traitement par un sous-traitant, art. 9 LPD).
- Les grands fournisseurs ont leur siège aux États-Unis. Une communication à l’étranger est admissible si la protection des données y est adéquate (art. 16 LPD). Pour les États-Unis, c’est le cas depuis le 15 septembre 2024 pour les entreprises certifiées selon le Swiss-US Data Privacy Framework (la liste officielle du Département américain du commerce, en anglais, indique si un fournisseur est certifié) ; sinon, il faut par exemple des clauses contractuelles types.
- D’après leurs propres indications, Anthropic et OpenAI n’utilisent par défaut pas les données de leurs interfaces de programmation (API) pour entraîner leurs modèles. Vérifie les conditions actuelles de ton fournisseur et mentionne la transmission dans ta déclaration de protection des données.
Pour en savoir plus, lis l’article Protection des données en petite entreprise.
Accès IA personnel ou intégré au logiciel ?
Certains programmes facturent l’utilisation de l’IA dans le prix de l’abonnement, d’autres travaillent avec ton propre accès chez le fournisseur d’IA. Avec un accès personnel, tu as un contrat direct avec le fournisseur, tu vois les coûts de façon transparente sur son décompte et tu peux choisir toi-même le fournisseur. En contrepartie, tu dois créer un accès une fois et enregistrer une clé API dans le logiciel.
Comment faire dans Easly
Easly lit les justificatifs avec ton propre accès IA – et te montre le résultat pour contrôle :
- Ton fournisseur, ton décompte : tu enregistres une clé d’Anthropic (Claude) ou d’OpenAI (ChatGPT). Le fournisseur te facture directement. Sans accès IA, tu saisis les justificatifs à la main.
- Beaucoup de formats : photos (JPG, PNG, WebP), PDF, mais aussi e-mails, fichiers Word et Excel. Tu transfères les factures à une boîte e-mail ; Easly les récupère par IMAP ou Microsoft 365 – uniquement auprès des expéditeurs que tu as autorisés.
- Sont lus le fournisseur, la description, la catégorie, la date, le montant, la monnaie et – seulement si le justificatif l’indique – le taux et le montant de TVA. Si une valeur est incertaine, l’IA y ajoute une remarque.
- Contrôle à côté de l’original : sur le justificatif, tu vois le fichier original à côté des champs et tu corriges si besoin. Les justificatifs encore en cours de traitement ou qui n’ont pas pu être lus apparaissent sur le tableau de bord sous « Dépenses à vérifier ».
- Les doublons sont marqués et comparés à l’original présumé. Rien n’est supprimé, le fichier original reste enregistré sans modification.
- Monnaies étrangères : Easly convertit les montants en francs avec le cours du jour TVA de l’AFC (cours de l’OFDF) à la date du justificatif – les week-ends et jours fériés avec le dernier cours publié, comme le prévoit l’AFC.
- Matériel et licences : l’IA les reconnaît sur la facture ; d’un clic, tu les reprends dans l’inventaire.
Questions fréquentes
Avec quelle précision l’IA lit-elle les justificatifs ?
Pour des justificatifs bien lisibles, fournisseur, date et montant sont le plus souvent corrects. Les erreurs surviennent surtout avec des photos floues, des tickets de caisse effacés et des justificatifs à plusieurs taux de TVA. Contrôle donc les valeurs avant le décompte TVA.
Puis-je conserver uniquement les valeurs lues ?
Non. Le justificatif lui-même doit être conservé 10 ans (art. 958f CO) – la forme électronique est autorisée si le fichier original reste complet, inchangé et lisible. Les valeurs lues ne sont qu’une aide pour la comptabilité.
Mes justificatifs sont-ils utilisés pour entraîner l’IA ?
D’après leurs propres indications, Anthropic et OpenAI n’utilisent par défaut pas les données de leurs interfaces API pour l’entraînement. Les conditions peuvent changer – vérifie-les auprès de ton fournisseur.
Easly fonctionne-t-il aussi sans IA ?
Oui. Sans accès IA, tu téléverses le justificatif et remplis à la main fournisseur, date, montant et TVA. Toutes les autres fonctions restent les mêmes.
État des informations : voir ci-dessus. Bases : Loi sur la protection des données (art. 9 et 16 LPD) avec l’Ordonnance sur la protection des données (annexe 1 OPDo), Code des obligations (art. 958f CO), indications des fournisseurs d’IA sur l’utilisation de l’API. Cet article ne remplace pas un conseil juridique ou fiduciaire.