Das Wichtigste in Kürze
- Moderne KI-Modelle lesen Lieferant, Datum, Betrag, Währung und MWST aus Fotos und PDFs meist zuverlässig – aber nicht fehlerfrei.
- Prüfe vor der MWST-Abrechnung vor allem Beträge, MWST-Satz und Datum. Die Verantwortung für die Buchhaltung bleibt bei dir.
- Der Beleg wird zum Auslesen an den KI-Anbieter übermittelt. Das ist eine Auftragsbearbeitung, oft mit Bekanntgabe ins Ausland (Art. 9 und 16 DSG).
- Bewahre immer die Originaldatei auf – sie ist der Beleg, nicht die ausgelesenen Werte.
Wie das Auslesen funktioniert
Du lädst ein Foto oder ein PDF hoch oder leitest eine Rechnung per E-Mail weiter. Die Software schickt die Datei an ein KI-Modell, zum Beispiel Claude von Anthropic oder ChatGPT von OpenAI, zusammen mit einer genauen Anweisung: welche Felder gesucht sind und in welchem Format sie zurückkommen sollen. Das Modell «liest» den Beleg ähnlich wie ein Mensch – auch schräg fotografierte Kassenzettel oder mehrseitige PDFs – und liefert strukturierte Werte zurück, die direkt im Formular landen.
Im Unterschied zur klassischen Texterkennung (OCR) versteht die KI auch den Zusammenhang: Sie erkennt, welcher Betrag das Total ist und welcher nur eine Zwischensumme, und sie ordnet den Beleg einer Kategorie wie «Büromaterial» oder «Software» zu.
Was zuverlässig klappt – und was du prüfen musst
| Feld | Erfahrung | Worauf du achtest |
|---|---|---|
| Lieferant | meist korrekt | Schreibweise, damit derselbe Lieferant nicht zweimal vorkommt |
| Datum | meist korrekt | Rechnungsdatum statt Liefer- oder Fälligkeitsdatum; Tag und Monat vertauscht |
| Betrag | meist korrekt | Total inklusive MWST; Rabatte, Trinkgeld, Teilzahlungen |
| MWST | heikel | Nur übernehmen, wenn der Beleg sie ausweist; bei mehreren Sätzen genau prüfen |
| Kategorie | Vorschlag | Passt sie zu deiner Buchhaltung? Bei Bedarf ändern |
Besonders wichtig ist die MWST: Vorsteuer kannst du praktisch nur abziehen, wenn du die bezahlte MWST belegen kannst – im Normalfall heisst das: Sie ist auf dem Beleg ausgewiesen (Art. 28 Abs. 4 MWSTG). Eine gute Lösung schätzt deshalb keinen MWST-Betrag, sondern lässt das Feld leer, wenn er nicht auf dem Beleg steht.
Typische Fehlerquellen
- Schlechte Fotos: verwackelt, abgeschnitten oder mit Schatten. Fotografiere den ganzen Beleg flach und gut beleuchtet.
- Thermopapier: Kassenzettel verblassen mit der Zeit. Erfasse sie sofort.
- Mehrere Belege auf einem Bild: Lade pro Beleg eine Datei hoch.
- Fremdwährungen: Der Betrag muss zum richtigen Kurs in Franken umgerechnet werden.
- Doppelte Belege: dieselbe Rechnung als Foto und als E-Mail-Anhang. Achte auf Duplikate.
Beispiel: Fotograf mit vielen kleinen Belegen
Marco arbeitet als selbständiger Fotograf und sammelt pro Monat rund 40 Belege: Speicherkarten, Bahntickets, Software-Abos, Reparaturen. Früher tippte er alles am Quartalsende ab. Heute fotografiert er jeden Beleg direkt nach dem Kauf; Rechnungen per E-Mail leitet er an sein Belege-Postfach weiter. Einmal pro Woche geht er die ausgelesenen Werte durch und korrigiert die zwei, drei Fälle, in denen etwas nicht stimmt – meist ein unscharfes Foto oder ein Kassenzettel mit zwei MWST-Sätzen.
Datenschutz: Was du beachten solltest
Zum Auslesen wird der Beleg an den KI-Anbieter übermittelt. Belege enthalten oft Personendaten – deinen Namen, Namen von Kundinnen auf Reisespesen, Angaben auf Arztrechnungen. Für dich heisst das:
- Der KI-Anbieter bearbeitet die Daten in deinem Auftrag. Du musst sicherstellen, dass er sie nur so bearbeitet, wie du es selbst dürftest, und dass er für Datensicherheit sorgt (Auftragsbearbeitung, Art. 9 DSG).
- Die grossen Anbieter haben ihren Sitz in den USA. Eine Bekanntgabe ins Ausland ist zulässig, wenn der Datenschutz dort angemessen ist (Art. 16 DSG). Für die USA gilt das seit dem 15. September 2024 für Unternehmen, die unter dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert sind; sonst braucht es zum Beispiel Standardvertragsklauseln.
- Nach eigenen Angaben verwenden Anthropic und OpenAI Daten aus ihren Programmierschnittstellen (API) standardmässig nicht zum Training ihrer Modelle. Prüfe die aktuellen Bedingungen deines Anbieters und erwähne die Übermittlung in deiner Datenschutzerklärung.
Mehr zum Thema steht im Artikel Datenschutz im Kleinbetrieb.
Eigener KI-Zugang oder in der Software eingebaut?
Manche Programme rechnen die KI-Nutzung im Abo-Preis ab, andere arbeiten mit deinem eigenen Zugang beim KI-Anbieter. Beim eigenen Zugang hast du einen direkten Vertrag mit dem Anbieter, siehst die Kosten transparent auf seiner Abrechnung und kannst den Anbieter selbst wählen. Dafür musst du einmal einen Zugang einrichten und einen API-Schlüssel in der Software hinterlegen.
So geht's in Easly
Easly liest Belege mit deinem eigenen KI-Zugang aus – und zeigt dir das Ergebnis zur Kontrolle:
- Dein Anbieter, deine Abrechnung: Du hinterlegst einen Schlüssel von Anthropic (Claude) oder OpenAI (ChatGPT). Der Anbieter rechnet direkt mit dir ab. Ohne KI-Zugang erfasst du Belege von Hand.
- Viele Formate: Fotos (JPG, PNG, WebP), PDF, aber auch E-Mails, Word- und Excel-Dateien. Rechnungen leitest du an ein Postfach weiter; Easly holt sie per IMAP oder Microsoft 365 ab – nur von Absendern, die du freigegeben hast.
- Ausgelesen werden Lieferant, Beschreibung, Kategorie, Datum, Betrag, Währung und – nur wenn auf dem Beleg ausgewiesen – MWST-Satz und MWST-Betrag. Ist ein Wert unsicher, schreibt die KI eine Anmerkung dazu.
- Kontrolle neben dem Original: Beim Beleg siehst du die Originaldatei neben den Feldern und korrigierst bei Bedarf. Belege, die noch in Arbeit sind oder nicht ausgelesen werden konnten, erscheinen auf dem Dashboard unter «Ausgaben zu prüfen».
- Duplikate werden markiert und mit dem vermuteten Original gegenübergestellt. Gelöscht wird nichts, die Originaldatei bleibt unverändert gespeichert.
- Fremdwährungen rechnet Easly mit dem Referenzkurs der Europäischen Zentralbank vom Belegdatum (bzw. dem zuletzt veröffentlichten Kurs) in Franken um.
- Hardware und Lizenzen erkennt die KI auf der Rechnung; mit einem Klick übernimmst du sie ins Inventar.
Häufige Fragen
Wie genau liest die KI Belege?
Bei gut lesbaren Belegen stimmen Lieferant, Datum und Betrag meistens. Fehler entstehen vor allem bei unscharfen Fotos, verblassten Kassenzetteln und Belegen mit mehreren MWST-Sätzen. Prüfe die Werte deshalb vor der MWST-Abrechnung.
Darf ich nur noch die ausgelesenen Werte aufbewahren?
Nein. Der Beleg selbst muss 10 Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR) – elektronisch ist erlaubt, wenn die Originaldatei vollständig, unverändert und lesbar bleibt. Die ausgelesenen Werte sind nur eine Hilfe für die Buchhaltung.
Werden meine Belege zum Training der KI verwendet?
Nach eigenen Angaben verwenden Anthropic und OpenAI Daten aus ihren API-Schnittstellen standardmässig nicht zum Training. Die Bedingungen können sich ändern – prüfe sie bei deinem Anbieter.
Funktioniert Easly auch ohne KI?
Ja. Ohne KI-Zugang lädst du den Beleg hoch und füllst Lieferant, Datum, Betrag und MWST von Hand aus. Alle anderen Funktionen bleiben gleich.
Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Datenschutzgesetz (Art. 9 und 16 DSG) mit Datenschutzverordnung (Anhang 1 DSV), Obligationenrecht (Art. 958f OR), Angaben der KI-Anbieter zur API-Nutzung. Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Treuhandberatung.